Miten antaa ja vastaanottaa palautetta?

Palautteen antaminen ja vastaanottaminen on yksi tärkeimmistä johtajan tehtävistä. Rakentavan palautteen antaminen voi tuntua kiusalliselta ja haastavalta. Positiivinen palautekulttuuri on olennainen osa positiivisen ja kannustavan ilmapiirin luomisessa. Palautteen tarkoituksena on ohjata vastaanottajan toimintaa oikeaan suuntaan.

Palautteen antaminen ja vastaanottaminen on elintärkeä osa oppimista ja kehittymistä. Sen antamisen ja vastaanottamisen ideana ei ole johdettavien kritisoiminen, vaan heidän inspiroiminen, tukeminen ja ohjaaminen toimintaan. Luodaksesi positiivisen palautekulttuurin on siitä tultava rutiini ja osa arkea. Muista antaa palautetta aina, kun sille on tarve. Johtajan on myös tärkeää antaa palautetta jo työtä tehtäessä, eikä vasta tehtävän päätyttyä. Näin johtaja pystyy ohjaamaan johdettaviaan oikeaan suuntaan sekä välttämään harhaan eksymiset ja väärinymmärrykset.

Palautteen antaminen johtajana

Kun annat palautetta on sinun muistettava erottaa myönteinen ja rakentava palaute toisistaan. Johtajan on tärkeää ylläpitää tasapainoa näiden kahden välillä. Liika negatiivinen palaute voi lannistaa johdettavia, joka johtaa huonompaan suoritukseen. Toisaalta rakentavan palautteen puute jarruttaa johdettavien kehittymistä, joka taas puolestaan vaikuttaa heidän suorituskykyynsä.

Myönteistä palautetta kannattaa antaa päivittäin. Positiivisen palautteen kuuleminen motivoi ihmisiä sekä saa heidät kokemaan työpanoksensa merkityksellisenä. Johtajan on myös tärkeä luoda turvallinen ilmpiiri epäonnistumisille. Jokainen ihminen tekee virheitä. Tärkeää on, että niistä oppii. Turvallisessa ilmapiirissä rakentavankin palautteen vastaanottaminen on helpompaa.

5 vinkkiä positiivisen palautteen antamiseen:

1. Anna positiivinen palaute heti, kun johdettava on onnistunut jossakin tehtävässä.
2. Yksilöi palaute. Anna mahdollisimman yksityiskohtaista palautetta. Älä ainoastaan sano “Hyvin tehty!”, vaan kerro myös konkreettisilla esimerkeillä, mikä työssä oli hyvää.
3. Ole aito ja vilpitön — älä teeskentele.
4. Kiinnitä huomio johdettavan kehitykseen. Miten takaat, että henkilö tulevaisuudessakin suorittaa yhtä hyvin?
5. Ole oikeudenmukainen. Yritä antaa tasavertaisesti kaikille positiivista palautetta. Älä suosi yhtä henkilöä.

6 vinkkiä rakentavan palautteen antamiseen:

1. Anna aina kriittinen palaute kahden kesken. Moni voi kokea kriittisen palautteen kuulemisen ryhmässä nöyryyttävänä ja kiusallisena.
2. Älä vertaile vastaanottajan käyttäytymistä muiden käyttäytymiseen.
3. Anna kriittinen palaute heti, kun sille on tarve, eikä vasta silloin, kun on jo syöksytty junaraiteilta alas. Jos johtaja huomaa ryhmän ajautuvan väärään suuntaan, on toimittava heti.
4. Perustele kritiikki konkreettisilla asioilla. Kerro yksityiskohtaisesti, mikä asia meni huonosti. Jos esimerkiksi sanot johdettavasi olevan hidas, ei tämä palaute vielä kerro hänelle, että missä hänen pitäisi kehittyä nopeammaksi.
5. Suuntaa katseesi tulevaisuuteen. Keskity, miten vastaanottaja voi kehittää ja parantaa omaa toimintaansa. Etsi konkreettinen ratkaisu, jota johdettava voi lähteä kehittämään.
6. Anna tilaa vastauksille. Lopuksi sinun on tärkeää antaa vastaanottajalle mahdollisuus esittää kysymyksiä. Kun molemmat osapuolet ovat ymmärtäneet kehityskohdat, on niitä helpompi lähteä yhdessä ratkomaan.

Palautteen vastaanottaminen johtajana

Rakentavan palautteen vastaanottaminen voi tuntua epämukavalta, mutta se on välttämätöntä johtajan kehityksen kannalta. Johtajan on luotava turvallinen ilmapiiri, jotta johdettavat uskaltavat kohdata johtajan.

Kun sinulle annetaan palautetta, muista ettei se kohdistu sinuun henkilönä, vaan sinun toimintaan tai tuotokseen. Palautteen ei ole tarkoitus arvioida sinun persoonaa, siksi on turha hermostua tai suuttua palautteen antajalle. Kun johdettava lähestyy sinua, on sinun muistettava kuunnella ja antaa tilaa. Katso henkilöä silmiin ja pysy rauhallisena. Ymmärrä epäonnistumisesi ja lähde kehittämään sitä.